Factores a considerar en la elección de un CMS

Como hemos mencionado en otras oportunidades, llevamos una larga experiencia trabajando con los departamentos de RRHH, Comunicación y Marketing de empresas nacionales y en el exterior. Y a medida que fue pasando el tiempo hemos visto que la necesidad de organizar, centralizar y ordenar lo que se quiere exponer, tanto en el área interna como en el aspecto público, creció enormemente y a gran velocidad.

Evidentemente la tecnología ha acompañado y fomentado este crecimiento ganando una gran incidencia en los sectores antes mencionados y ayudando con muy variadas herramientas (ver artículo Incidencia de las TIC en la gestión del Capital Humano). Un ejemplo de las mismas son los CMS (Content Management System) es decir, sistemas para la administración de contenidos de sitios web, internos o públicos, que han tenido un gran crecimiento desde hace varios años.

Imagen: sictanet.org

Si bien existen en el mercado CMS de muy variadas características y precios, en determinado tipo de empresas hemos comprobado que las mejores opciones se encuentran entre CMS pagos (hay compañías que tienen una larga trayectoria en productos muy sólidos) o CMS hechos a medida.  De hecho, venimos acompañando a organizaciones que mantienen una combinación de estos dos tipos de herramientas para su sitio público y para sus intranets.

Esto no quita, por supuesto, mencionar que existen varias opciones de CMS gratuitos, muchas muy buenas, pero más apropiados para objetivos y empresas con características diferentes a las que nos ocupan en este artículo.

Qué es un CMS?

A grandes rasgos un CMS consta de 2 partes:

1. Administración de contenidos: o sea, una aplicación a través de la cual los editores o encargados de contenidos ingresan las notas, artículos, archivos, etc. que quieren mostrar en el sitio, definen en qué categoría ubicarlos, en qué "zona" dentro del diseño definido, cuándo publicarlos, etc.. Un buen CMS debe incluir también un sistema de permisos confiable, permitir la modificación de ciertas configuraciones como así también la asignación de distintos roles a diferentes usuarios.
2. Presentación de contenidos: que es la aplicación encargada de mostrar los contenidos programados por los usuarios correspondientes desde la aplicación anterior para las distintas vistas, idiomas y dentro del diseño previamente definido.

Factores a considerar

Qué puntos se deben evaluar cuando se quiere cambiar o incorporar por primera vez un CMS?

• Volatilidad de contenidos: Si bien son varios los factores que hacen a una compañía decidir invertir en un CMS, uno de los que más influye es la gran volatilidad de los contenidos a comunicar. Esto aplica tanto a intranets como a sitios públicos donde se necesita administrar de forma autónoma, rápida y verstátil  los diferentes tipos de información (textos, imágenes, videos, sonido, archivos, etc.)).
• Tamaño de organización y dispersión geográfica: Otro de los puntos a considerar es el tamaño de la organización y su dispersión geográfica. Para el caso de empresas que reparten sus sedes entre varios países e idiomas, el CMS a elegir deberá contar con determinadas características que, seguramente, no serán requeridos por otro tipo de empresas.
• Variedad de datos y funcionalidades: Por otro lado, es necesario considerar el tipo y variedad de datos que la organización quiere manejar a través del sitio para poder seleccionar un CMS que sea capaz de administrar la complejidad de contenidos que la empresa requiere.
• Seguridad: Por supuesto, la seguridad de la información es otro de los puntos críticos y prioritarios.
• Escalabilidad: Es importante también visualizar el rumbo que tomarán los portales y pensar que la herramienta que se elija tenga una flexibilidad tal que permita escalabilidad en cuanto a diseño, contenidos y funcionalidades en general.
• Integración: Otro tema a tener en cuenta es que el CMS elegido pueda integrarse fácilmente con otras aplicaciones utilizadas en la organización para intercambio de información.
• Curva de aprendizaje: Un punto fundamental es que la curva de aprendizaje de utilización de la herramienta no sea muy alta. Una de las características primordiales es que el CMS elegido sea de fácil uso para que los responsables puedan utilizarlo sin dificultad, sin riesgo de cometer errores y sin oponer resistencia al mismo.
• Soporte: algo fundamental a considerar es que el lenguaje utilizado para el desarrollo de una herramienta como esta sea ampliamente conocida, sólida y confiable.

Imagen: gestiondepymes

Para el caso de CMS más complejos, que permitan cubrir necesidades avanzadas o desde los cuales se deban administrar funcionalidades más sofisticadas, es necesario tener en cuenta que se debe contar con personal capacitado para la administración del mismo.
Para firmas de cierto tamaño y caracteristicas, obviamente será necesario disponer de un equipo interno o externo que se encargue del mantenimiento de determinados componentes de la herramienta, su integración con otras aplicaciones de la empresa y el control de la instalación e infraestructura de la misma.

Si bien puede no resultar simple encontrar un único producto que satisfaga 100% estas y otras necesidades, hay que tener en cuenta que las herramientas pagas suelen tener una enorme variedad de posibilidades, soporte técnico de muy buena calidad y comunidades que ayudan a difundir y optimizar el uso del producto. En estos casos la evaluación crucial está en determinar el retorno de inversión que se obtendrá versus el pago de licencias por la compra del producto, si ese fuera el caso.

Pensar en un CMS a medida nos permite contar con la posibilidad de adaptar las funcionalidades del mismo a las necesidades exactas de la organización, escalabilidad en la medida que se necesite y personalización de determinadas funcionalidades cuando sean requeridas. Esta opción no tiene por qué necesariamente estar siempre asociada a la idea de "quedar atado" a un solo proveedor, pago de abonos interminables o riesgo de no tener soporte. Una herramienta estabilizada y bien construida evita tener que lidiar con estos problemas.


En la experiencia que tenemos vemos que una buena combinación de usuarios expertos, usuarios de funcionalidades más básicas y un equipo de desarrollo y mantenimiento pequeño - interno o externo a la organización - da excelentes resultados en cuanto a velocidad de respuesta, calidad y eficiencia en el uso de este tipo de productos.

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Incidencia de las TIC en la gestión del Capital Humano

En estos últimos años venimos acompañando a los departamentos de RRHH de algunos de nuestros clientes, que buscaban incorporar tecnología en varios de sus procesos comunes (evaluaciones, comunicación, búsquedas internas, promociones, capacitaciones, outplacement, etc..)

Esto no se debe a un movimiento aislado sino a la influencia que las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) vienen teniendo desde hace años en todas las áreas de la compañía, y particularmente destacable, en la gestión del Capital Humano.

Las TIC engloban a un sector de actividad donde se aplican en conjunto dos tipos de tecnologías: las TI (tecnologías de la Información) y las telecomunicaciones, con el objetivo de administrar y transformar la información, protegerla y recuperarla para analizarla desde distintos enfoques.

Para poder entender los efectos positivos que la aplicación de las TIC puede acarrear es necesario tener en claro que "tecnología" no es sinónimo de "producto" (un software en particular) sino de un concepto mucho más amplio. La implementación de la tecnología lleva a nuevas formas de colaboración, desarrollo de nuevos conocimientos, organización del trabajo, y en el caso del área de RRHH, exige nuevas capacidades de parte de sus responsables.

Justamente parte de esas nuevas capacidades implican, entre otras cosas, una evaluación estratégica de la tecnología a usar, teniendo claro que para el desarrollo de dichas capacidades es fundamental el apoyo de la alta dirección de las empresas.

En qué aspectos ayudan las TIC al sector de RRHH?

• En la comunicación, por supuesto
• En el diseño de puestos y roles
• En la supervisión
• En la detección de la duplicidad de trabajo
• En la detección de tareas que se pueden tercerizar

Si bien, en muchos casos la tecnología, aún hoy, no se reconoce como un agente de éxito en el área de RRHH, es innegable el rol que cumple en la mejora de procesos de negocio, y como consecuencia, en la productividad.

Objetivos

El objetivo de las TIC como concepto global es el de agregar valor a la operación diaria. Cualquier estrategia de aplicación de tecnología de la información en la gestión del capital humano debe permitir a la organización, entre otras cosas:

1. Centralización y gestión de toda la información de la compañía y su análisis en tiempo real
2. Gestión y evaluación de desempeño
3. Mejora de la motivación de los empleados a través de una comunicación más abierta y fluida
4. Mejora de la información interna y del acceso a la misma, promoviendo la cultura corporativa
5. Que el área de RRHH pueda enfocar sus esfuerzos en decisiones estratégicas, al quedar liberados de otras cuestiones rutinarias que insumen tiempo y esfuerzo
6. Reducción de costos y tiempos con la automatización de procesos, eliminación del uso de papeles en muchas operaciones y la gestión del tiempo

Procesos como Audit Management o Knowledge Management, por ejemplo, son factibles de aplicación de tecnologías a través de diversas aplicaciones.

Encontramos también herramientas para e-recruitment (búsqueda de canidatos a través de la web corporativa, por ejemplo), e-learning, B2E (businees to employe), administración de Intranets (de código abierto, pagas o a medida).
Las redes sociales juegan un papel muy importante hoy en día en la comunicación interna de las empresas y distintos modelos de teletrabajo son también incorporados en búsqueda de reducción de costos, flexibilidad, retención de empleados, mejoras en productividad, entre otros beneficios.

El enorme valor que estas tecnologías ofrecen hace que estén presentes en casi todas - si no todas - las actividades sociales y económicas en cualquier tamaño de empresa. En el caso de la gestión de capital humano no hay que perder de vista que, más allá de aplicar y saber usar las herramientas necesarias de la mejor forma, las tecnologías deben incidir positivamente en la vida de las personas.

Artículo relacionado:
Las redes sociales dentro de la empresa

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