En esta oportunidad queremos contarles acerca de nuestra experiencia en lo que denominamos "Jornadas 3P", orientadas a la comunicación e integración de un equipo de trabajo pequeño y al gerenciamiento de los distintos proyectos.
La idea de una Jornada es reunirse en un lugar "neutral", siempre fuera de la oficina, para discutir acerca de diferentes temas que hacen a la empresa y al grupo.
El objetivo principal de estas reuniones es crear un ambiente laboral cómodo y ameno, donde:
- cada integrante se sienta parte del grupo, una parte importante,
- cada uno pueda expresar sus ideas libremente y
- se colabore con el crecimiento tanto de la empresa, como del grupo, y por supuesto, esto tiene una influencia en el crecimiento laboral y personal de cada integrante.
De qué consta específicamente una jornada...
Una jornada es en definitiva una lista de ítems a tratar. Entre estos items se incluyen temas laborales, charlas, recreación o juegos.
Por que incluir juegos… Porque nos parece importante que las jornadas cuenten con espacios para la recreación en conjunto, por lo cual nos gusta incluir juegos y charlas que nos permitan distendernos mientras desayunamos o almorzamos. Esto ayuda a "romper el hielo", así cada uno puede relajarse y sentirse a gusto, sin ninguna presión, y ayuda también a la integración y comunicación del grupo.
Unos días previos a la Jornada se define un cronograma con los ítems a desarrollar, por cada uno se indica: fecha, hora, item y duración, y de ser necesario también se indica un responsable de dirigirlo. Este cronograma se le entrega a cada integrante, con lo cual, al llegar el día de la reunión todos los participantes conocen los temas y el horario de cada uno.
También dentro del cronograma se incluye el horario de cada comida (desayuno, almuerzo, cena).
A Jornadas las podriamos dividir en dos grandes grupos, de acuerdo a la periodicidad con que se realizan:
Jornada trimestral
Se elige algún lugar cerca de la oficina. El mismo tiene que ser cómodo y confortable para que podamos estar reunidos todos juntos o divididos en grupos de 2 o 3 personas, diseminados por el lugar.
En algunos casos elegimos lugares que parecen poco convencionales para una reunión laboral, como por ejemplo el zoológico. Lo importante es elegir el lugar adecuado para crear el ambiente apropiado y así poder tratar los diversos temas con la soltura que necesitamos.
Comienzan a las 9am, con un desayuno y una charla amena, no necesariamente laboral, que permita la participación de todos. Y finalizan con el almuerzo.
Se realizan cada 3 o 4 meses.
Jornada anual
Las jornadas anuales pueden ser de 1 o 2 días completos.
En estas Jornadas se utilizará un pizarrón, se desayunará y almorzará, se realizará algún juego… con lo cual el lugar elegido tiene que tener las condiciones necesarias para que resulte cómodo en el desarrollo de todas las actividades. Una buena ubicación podría ser una quinta.
Las Jornadas de 1 día completo se realizan una vez por año, alrededor de Mayo o Junio.
Comienzan a las 9am y finalizan a las 18hs.
En las jornadas que lleven mas de un día, se elige un lugar "alejado de la civilización", nosotros optamos por la Costa Atlántica (Pinamar o Cariló, como fue este año), y por lo general las realizamos a mediados de Noviembre. También se elige un lugar que nos resulte cómodo tanto para desarrollar las diversas actividades como para hospedarnos.
Que temas se tratan?
Tanto para las Jornadas trimestrales como las anuales, los socios de la empresa son los encargados de decidir cuáles son los principales temas a tratar, y el momento de tratarlos durante la Jornada (ellos realizan el cronograma de items).
Estos temas resultan de inquietudes propias o de los integrantes del equipo, las cuales se exponen al grupo para su posterior evaluación. Por ejemplo, se escriben ideas de temas en un Sharepoint, o se comentan en alguna reunión.
En las Jornadas trimestrales se plantean los posibles temas a tratar en las Jornadas anuales. También se hace una conclusión de cómo resultó lo que se trató en las Jornadas anuales.
En las Jornadas anuales los temas que se tratan estan mas orientados a lo que pasó en el año y lo que esperamos del año próximo.
Cada uno de los temas seleccionado esta dirigido por un integrante del equipo, el cual es responsable del mismo: da una breve introducción, induce al debate entre los integrantes, y en caso de ser un tema a continuar en el tiempo, se lo propone como responsable del seguimiento y cumplimiento de lo acordado.
Los posibles temas a tratar en las Jornadas serian:
- cómo se siente cada integrante del equipo, con respecto a las tareas que realiza y al entorno de trabajo
- cuales son sus inquietudes y objetivos, tanto laborales, como personales (si quieren comentar, claro)
- determinar un plan de trabajo para el año en curso y el siguiente (Jornadas anuales)
- para los proyectos finalizados, se analiza qué nos dejó: errores y aciertos, para aplicar el aprendizaje en el futuro
- cada integrante expresa su opinión acerca de la empresa: lo que es, lo que espera que sea y el lugar que espera ocupar (Jornadas anuales)
Pinamar - Cariló 2007
Nuestra mas reciente Jornada fue en Noviembre, la cual duró 2 días. El lugar elegido fue un complejo de cabañas sito en Cariló (se encuentra en la Costa Atlántica).
Se trataron diferentes temas, entre los principales podemos destacar:
- como ve cada uno a Tercer Planeta: cual es la imagen que tenemos y que queremos lograr, y que hay que hacer para alcanzarlo
- expectativas y/o proyectos personales
- expectativas con respecto a la Jornada
- qué anduvo bien y qué anduvo mal en el año
- charlas individuales de los socios con cada integrante
- objetivos 2008
- comunicación interna (¿Nos comunicamos bien? ¿Qué podemos hacer para mejorar? ¿Hay quejas?)
- capacitaciones
Conclusiones
El objetivo principal de realizar una Jornada es facilitar la comunicación e integración del grupo. Mediante charlas, debates, exposición de ideas e inquietudes o juegos se logra poder conocer un poco mas a la persona con la que trabajamos y convivimos todos los días, y logramos poder hablar libremente.
Otro objetivo importante es poder definir los lineamientos de la empresa, tener la capacidad de ver los aciertos y errores, para potenciar y corregir lo necesario y establecer un plan de trabajo tanto de la empresa como de los integrantes.
Cuando los objetivos son claros y conocidos, es sencillo alcanzarlos...
Cuando el grupo esta integrado y motivado, ¡el trabajo resulta menos denso y el ambiente laboral resulta agradable!
Por lo cual les recomendamos ampliamente la práctica de una Jornada, de acuerdo a las necesidades y estructura organizacional.
¡Animense! ¡No es imposible!
